郵便での紙書類のやり取りから電子メールでの電子書類のやり取りが多くなり重要な情報がメールのみということも多くなりました。そのため法規制への順守やコンプライアンスの証拠保全のために送受信されたすべてのメールを保管しておくようになっています。
ここで重要な点ですが、保管するだけでははなく「改ざんができず」「すぐに対象のメールを検索・抽出できる」といういうことが必要です。
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Arcserveクラウドサービスのサブスクリプションを継続した際に何をしたらよいでしょうか。
継続を注文し継続する証書を受け取るとOrder ID（オーダー・アイディ）、Fulfillment Number（フルフィルメント・ナンバー）が記載されています。この情報をサービス画面上に登録する必要があるのでしょうか？
今回はサブスクリプション継続後に行う必要があるのかサービスごとにまとめました。
| サービス名 | 証書を受け取った後に行うこと |
| Arcserve UDP Cloud Direct | 管理画面のCloud Consoleへアクセスし、Order IDとFulfillment Numberを追加することでサブスクリプション期間を延長できます。 適用方法の詳細はこちらのブログ記事にまとめました。 |
| Arcserve UDP Cloud Hybrid | Order ID、Fulfillment Numberの追加作業は不要です。 |
| Arcserve Email Archiving Cloud | Order ID、Fulfillment Numberの追加作業は不要です。 |
このように継続証書を受け取った後、継続用の情報追加が必要なものと不要なものがあります。
利用しているサービスと上記の表を照らし合わせてください。
厳しい寒さと、新型コロナウイルスによる感染拡大の影響が続いていますが、皆様いかがお過ごしでしょうか。今回は、メールアーカイブについて、お話ししたいと思います。
メールアーカイブという言葉に、まだ馴染みのない方に簡単に説明すると、法規制や訴訟等に対応するため、送受信された全てのメールを長期間にわたり、管理・保管することです。
メールの保管は、バックアップで充分という方や、メールアーカイブの必要性がピンとこないという方は、例として10年前のX月中旬の〇〇様からのメールが必要となった場合を考えてみましょう。
自分のPC内にアーカイブデータがあれば調べることもできますが、多くの場合メールサーバ上からデータが消えてしまっていて、PCのリプレイス時や故障時等で、PC内の古いメールデータも無くなってしまっているのではないでしょうか？
メールサーバのバックアップがあるはずだから大丈夫と思っていたら思わぬ落とし穴にあうかもしれません。バックアップデータをリストアするには、IT管理者に依頼しなければなりませんが10年前のメールデータを果たしてすぐに入手できるでしょうか。
IT管理者がバックアップのテープから10年前の目的のメールを探す場合を考えてみましょう、10年前となると担当者も違っているかもしれません、テープの本数もたくさんあり、どれが該当するテープか特定するのも困難になっているかもしれません。
メールアーカイブ製品があれば、10年前であっても簡単に目的のメールを見つけることができます。
新型コロナウイルスの影響でリモートワークが増え、誰もが使っている共通のコミュニケーションツールとして、以前にも増してメールの重要性が高まってきています。メールはその汎用性から、個人の1日当たりのメール受信数は平均50通とも言われています。日々増加するメールデータの中から目的のメールを見つけるのに苦労した経験は、みなさんもお持ちではないでしょうか。
そんな時、高速に大量のメールデータから検索してくれるのが Arcserve Email Archiving です。検索パターンを保存して再び呼び出すこともできますし、重要なメールにタグを追加して判別しやすくすることもできます。検索して見つかったメールを表示させるだけでなく、自身で eml や PDF 形式で直ぐにダウンロードすることもできるので、IT管理者に依頼することも不要です。
その他のメリットとしては、メールシステムを変更する場合が挙げられます。Arcserve Email Archivingでアーカイブしていれば、メールシステムを Google Workspace (G Suite) から Microsoft 365 へ切り替えようが、送信元となるメールサーバを変更するだけで継続して Arcserve Email Archiving を利用できます。
※ 2021年1月時点で最新の Arcserve Email Archiving 6.5 Update 1 がサポートするメールシステムは、Exchange Server 2010～2019、Postfix 3.0～3.3、Microsoft 365 (Exchange Online), Google Workspace (G Suite)です。詳細については、Arcserve Email Archiving 6.5 Update 1 の 動作要件 をご確認下さい。
一般的にメールシステムを変更しようとしたとき、メールデータの変換が大変な作業になる場合が考えられますが、Arcserve Email Archiving を利用していれば、非常に多くの工数の削減が見込めます。Arcserve Email Archiving により、このようなメールシステムによるベンダーロックインからも解放されます。
そんな Arcserve Email Archiving ですが、2020年6月に Arcserve UDP Archiving から名称変更いたしました。それから約半年後の2021年1月に Arcserve Email Archiving 6.5 Update 1（以下EA 6.5 Update 1）が様々な機能を強化し公開されたので、ご紹介したいと思います。
Arcserveではクラウド製品として「Arcserve UDP Cloud Direct」「Arcserve UDP Cloud Hybrid」「Arcserve Email Archiving Cloud」の3製品をご用意してます。
今回、それぞれ製品で契約ストレージ容量を超えた場合にどうなるか。また超える前に知る方法について、各製品のFAQを元にまとめました。
◆ Arcserve クラウド3製品の容量超過とアラートについて
| 製品 | 超過した場合（質問部分はFAQへのリンクです） | 超過前のアラート |
| Arcserve UDP Cloud Direct |
Q33. 契約した容量を超えてバックアップを行なった場合はどうなりますか？ 契約容量を超過してから 30 日を過ぎるとバックアップおよびリストアが行えなくなります。 |
ストレージの使用量が契約容量の 85% を超過すると、コンソール画面とメールにてアラートが発行されます。 |
| Arcserve UDP Cloud Hybrid |
Q5. バックアップ データが購入したストレージ容量に達した場合はどうなりますか？ 購入済みのストレージ容量に達すると、レプリケ ート ジョブ（Office 365 の場合バックアップ ジョブ）が失敗し、それ以上バックアップ データを保存できなくなります。 |
バックアップ データの容量が契約容量の 95% に達した時点で指定のメール アドレスにアラート メールが送信されます。 |
| Arcserve Email Archiving Cloud |
Q6. 購入したストレージ容量に達した場合はどうなりますか？ 保存データ容量が契約済みストレージ容量の 90% を超えた時点で新しいメールのアーカイ ブが停止します。 |
保存データ容量が購入済みのストレージ容量の 80% を超えた時点で指定のメール アドレスにアラート メールが送信されます。 |
保存されているデータ量には注意していただき、超える前に追加のストレージリソースを購入するようお願いします。
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以上、Koichiがお伝えしました。
既に Web サイトを見てご存じの方もいらっしゃるかもしれませんが、去る 2020 年 6 月にArcserve の電子メール アーカイビング ソリューションの名称を変更しました。
電子メール アーカイビング ソフト Arcserve UDP Archiving と、これを使ったクラウド サービスの Arcserve UDP Cloud Archiving の 2 つがありましたが、それぞれ以下のように名前が変わります。
旧）Arcserve UDP Archiving → 新）Arcserve Email Archiving
旧）Arcserve UDP Cloud Archiving → 新）Arcserve Email Archiving Cloud
この名称変更により、電子メール（Email）を長期保管（Archive）するソフト/サービスだという事が明確になりました。
なお、価格や型番は変わりありません。これまでと同じ型番でご注文いただくと、Arcserve Email Archiving / Arcserve Email Archiving Cloud が届きます。
Arcserve Email Archiving では、従来の Arcserve UDP Cloud Archiving 6.0 にセキュリティの強化や、不具合修正が加えられています。バージョンは 6.5 のものが2020年6月時点での最新ですので、これから導入を考えている方はそちらをご覧ください。
カタログやプレゼンテーション、FAQ、構築ガイドも新しく Arcserve Email Archiving にしたものをカタログセンターに掲載しています。
以上、ホテがお伝えしました。
2020年12月22日追記：記事中のリンクを更新しました。また、本記事中で紹介している Arcserve UDP Cloud Archiving/Arcserve UDP Archiving はそれぞれ Arcserve Email Archiving Cloud/Arcserve Email Archiving の旧称です。
こんにちは。今回の耳寄り情報は、皆さんが日々の業務で受発信するメールを自動的にクラウドに保管して、取引先との過去のやり取りや情報を必要な時に素早く取り出せるメールアーカイビングサービスを紹介しています。
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┃[1] 耳より情報：商取引の重要証拠のメールデータもクラウドにアーカイブ
┃ ◆◇ メールアーカイブ製品のクラウドサービス提供とパートナー様のご紹介！
┃ ～ Arcserve UDP Cloud Archiving ～ ◇◆
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皆様、お久しぶりです。少し間が空きましたがコラムも再開です。ようやく在宅業務やTV会議にも慣れてきましたが、その分、運動不足が心配な今日この頃です。皆さま、体調管理に気を配り、この難局を乗り切りましょう。
さて今回は、先日WEBで公開した Arcserve UDP Cloud Archiving とソースポッド様との協業記事についてのご紹介です。記事では協業に至った経緯や、メール運用が抱える問題点などをお話しさせていただいています。
また、ソースポッド様のオフィシャルなURLはこちらです。
既にご存知の方も多いと思いますが、Arcserve UDP Archiving は仮想アプライアンスで提供する製品であり、そのクラウド サービス版が Arcserve UDP Cloud Archiving です。
メールサービスをクラウド移行されたお客様にとっては、アーカイブもクラウドサービスで利用し、その利便性とコストメリットを損なわず運用できる必要があります。その意味で、Arcserve UDP Cloud Archiving はクラウドメールサービスをアーカイブするための最適なサービスです。
ソースポッド様は、クラウド型のコミュニケーションツールや、そういったツールと一緒に利用可能なフィルタリングサービス等を提供されているベンダ様です。最新のコミュニケーションツールに対するノウハウも多く、そのソースポッド様に選択いただけた Arcserve UDP Cloud Archiving なら利便性だけでなく技術的にも、安心してメールアーカイブをご利用いただけます。
この記事では紙面の制約もあるため十分にお伝えしきれなかった点を2つ、ご紹介させてください。
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本記事中で紹介している Arcserve UDP Archiving は Arcserve Email Archiving の旧称です。最新バージョンの資料は Arcserve カタログセンターでお探しください。
明けましておめでとうございます。2019年もArcserveをブログともどもよろしくお願いいたします。
お正月の楽しみの一つと言えば年賀状では無いでしょうか？最近はメールやLINEで済ませる人も多いと聞きますが、元旦の朝、ポストの中を覗きに行く楽しみは欠かせません。
そこで新年最初のメルマガコラムは、大事なメールの保管方法についてです。
再掲コラムがお気に召したら、メルマガの定期購読をぜひお願いします。
メルマガの定期購読お申し込みは、info-jp@arcserve.com にメルマガ希望とお知らせください。
ではここからコラム再掲です。
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┃耳より情報： 閲覧だけの退職者メールをお得に長期保管する方法！(UDP Archiving v6.0)
┃ ◆◇ チェックもされず「消されて」いるかもしれない重要なメール資産にご用心 ◇◆
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大多数の方が何らかのメールを毎日、業務で書いていると思いますが、メールは立派な資産であり成果物でもあります。
その重要な資産を持つ従業員の方が転職や退職される際のメールの保護はどうしていますか？
一般にはバックアップして、引き継ぎが終われば数か月後にメールボックス削除という運用ではないでしょうか？
きちんと引き継ぎできればいいですが、ある日突然…というケースもあり、いずれにしても重要な資産を有効活用できているとは言い難い状況です。
もし退職者メールを保管していても、メールサーバや対応 OS がサポート切れなどで利用できなくなれば過去メールも取り出せなくなります。
Arcserve UDP Archiving を普段から利用していれば、もし退職者が出た時でも引き継ぎ先の従業員の方に閲覧権限を追加するだけで、退職者メールをブラウザ上から高速閲覧できるようになり、引き継ぎ作業を効率化できます。
従来なら、管理者によるリストア作業や引継ぎ用のメールボックス準備が必要だった引き継ぎも時間も手間も掛けず済ませますし、もし重要なメールが見つかった場合には長期保管や、訴訟ホールド機能で自動削除の対象から外すといった柔軟な運用も可能となります。
また Arcserve UDP Archiving の導入前に保存されていた過去メールでも PST(Exchange/O365)、MBOX(G Suite) ファイル形式であれば、一括で取り込むことができます。
一度取り込めば、Arcserve UDP Archiving 利用中と同様に高速検索や任意の従業員による閲覧も可能なので眠っていた過去資産を日々の業務に活かすこともできるようになります。Arcserve UDP 6.0 Update 4 では Exchange メールを PST に変換しなくてもメールサーバから直接取り込める EWS にも対応しました。
その上 Arcserve UDP Archiving では、退職者のようにメール送受信の発生しない過去メールの保管に対し“ライセンスは一切発生しません”。それどころか退職した方が在職中に使用していた Arcserve UDP Archiving ライセンスを、新たに入社した方へ転用することもできます。
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本記事中で紹介している Arcserve UDP Archiving は Arcserve Email Archiving の旧称です。最新バージョンのマニュアルは Arcserve サポート ポータルをご確認ください。
仮想アプライアンスで提供している Arcserve UDP Archiving は、完成した仮想マシンを展開することで迅速に運用を開始できます。OS やアプリケーションのインストールから始める必要はありません。
展開方法については、VMware, Hyper-V, AWS（※1） それぞれマニュアルに掲載されていますので、以下のリンク先をご覧ください。
また、動画でも操作の流れを確認できます。
続きを読む "展開方法の解説：Arcserve UDP Archiving は仮想アプライアンスのため導入が簡単です。" »
2020年11月現在、Arcserve ライセンス ポータルを使用して製品ライセンスのアクティベーションを行う必要があるのは、「Arcserve Email Archiving (アーカイビング) 」のみです。
アクティベーションの手順などは以下の資料のうち、Arcserve UDP Archiving（※1）の部分をご覧ください。
[カタログセンター資料] ライセンス アクティベーションに関するよくある質問と回答
[カタログセンター資料] ライセンス アクティベーションの手順書
なお、Arcserve Backup r17.5 以降及び Arcserve UDP v6.5 以降では、ライセンスポータルでのアクティベーションを促すメッセージは出ますが、ライセンスキーを適用するだけで結構です。
詳細はこちらのブログ投稿で解説していますので併せてお読みください。
Arcserve製品の「アクティブ化」を促すメッセージが出ていますが、どうしたらよいでしょうか？
Arcserve UDP 7.0、Arcserve Backup 18.0、Arcserve RHA 18.0 でも従来のライセンス有効化方法「ライセンスキー適用」が可能です。
本記事中で紹介している Arcserve UDP Archiving はArcserve Email Archiving の旧称です。最新バージョンの動作要件やマニュアルは Arcserve サポート ポータルをご確認ください。
Arcserve UDP Archiving（アーカイビング）は、仮想アプライアンスとして予め仮想マシンに OS や Arcserve UDP Archiving がインストールされた状態で提供されます。
完成した仮想マシンでの提供ですので、VMware vSphere、Microsoft Hyper-V、AWS上に迅速に展開でき、すぐに運用を開始できます。
OS も仮想アプライアンスの一部として予め導入済みで（※1）、ユーザが任意のOSを選択することがないため、動作要件に「サポートする OS の一覧」という通常のソフトウェアでは必須の項目はありません。
その代わり動作要件には、仮想アプライアンスを展開できる VMware vSphere、Microsoft Hyper-V、AWS（※2） の詳細が Supported Hypervisors や Supported Cloud Platformsとして掲載されています。
>> Arcserve UDP Archiving v6.0 動作要件
Supported Hypervisors や Supported Cloud Platforms 参照
ちなみに、Arcserve UDP Archiving の展開の手順は、Arcserve UDP Archiving 展開および構成ガイドに掲載されています（VMwareの手順冒頭を転記します）。
>> Arcserve UDP Archiving 展開および構成ガイド
∟Arcserve UDP Archiving の展開方法
∟VMware での Arcserve UDP Archiving の展開
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Arcserve UDP Archiving を設定および構成するには、以下の手順を実行します。
1. UDP Archiving ソフトウェア（VMware OVF）をダウンロードして、VMware に展開します。オペレーティング システムは Linux Debian 8.0 で、ソフトウェアはどの VMware 環境でも実行されます。
2. 以下の手順を使用して、UDP Archiving VM を設定および展開します。
a. VM クライアントを開き、ESX ホストに接続します。
b. VM クライアントから、［ファイル］-［OVF テンプレートのデプロイ］をクリックします。
（後略）
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展開手順の詳細は『展開および構成ガイド』を参照してください。
>> Arcserve UDP Archiving 展開および構成ガイド
∟Arcserve UDP Archiving の展開方法
∟VMware での Arcserve UDP Archiving の展開
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以上、Koichiがお伝えしました。
※1 Arcserve UDP Archiving v6.0 がインストールされているOSは「Linux Debian 8.0」 です（2018/7/27現在）。
※2 Arcserve Email Archiving 6.5 では Amazon EC2 上にアーカイビング サーバを展開することはできません。
